หน้าที่และขั้นตอนของการจัดการทั่วไป

หน้าที่และขั้นตอนของการจัดการทั่วไป
               ผู้บริหารองค์การมีหน้าที่ในการจัดการหรือการบริหาร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสค์ที่ตั้งไว้
โดยการใช้คน (Men) เงิน (Mony) วัตถุดิบ (Material) และวิธีดำเนินงาน (Method) ขั้นตอนของ
การจัดการประกอบด้วย

               1. การวางแผน (Planning)
               การวางแผน เป็นหน้าที่แรกของการจัดการ โดยการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ
และวิธีปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซึ่งการวางแผนจะต้องอาศัยประสบการณ์
การวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต การวางแผนมีความสำคัญ เพราะทำให้
ลดความเสี่ยงที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต ทำให้เกิดความชัดเจนในการดำเนินการ ไม่เกิดความ
ซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน ทำให้เกิดการประหยัดทำให้เกิดการประสานงานที่ดีระหว่างหน่วยงาน
ต่าง ๆ ในองค์การ การวางแผนเป็นหน้าที่ของผู้บริหารทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับสูง
ผู้บริหารระดับกลาง หรือผู้บริหารระดับต้น แผนที่ดีจะต้องสามารถนำไปปฏิบัติได้ มีความยืดหยุ่น สามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้ และเป็นที่ยอมรับของบุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
กับแผนนั้น

               2. การจัดองค์การ (Organizing)
               การจัดองค์การ คือ การกำหนดโครงสร้างขององค์การ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไป
อย่างมีระเบียบ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้ตั้งไว้ โครงสร้างขององค์การ ปกติจะแสดงในรูปของ
แผนภูมิขององค์การการกำหนดโครงสร้างขององค์การจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของกิจการ
ดังนั้นโครงสร้างของแต่ละองค์การจึงอาจไม่เหมือนกัน ในโครงสร้างขององค์การ จะต้องระบุ
หน้าที่และความรับผิดชอบ สายบังคับบัญชา ทำให้สมาชิกในองค์การได้รู้ถึงบทบาทและหน้าที่
ของตนเองและผู้อื่นที่เกี่ยวข้อง แสดงให้เห็นถึงการติดต่อประสานงานระหว่างแผนกงานต่าง ๆ
ในองค์การหลักการในการจัดโครงสร้างองค์การ พิจารณาวัตถุประสงค์ขององค์การ แบ่งงานกันทำ โดยอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน แยกสายการปฏิบัติงานจากสายงานที่ปรึกษากำหนดอำนาจ
หน้าที่และความรับผิดชอบจากระดับบนไปยังระดับล่าง กำหนดจำนวนคนใต้บังคับบัญชาในอัตรา
ที่เหมาะสม โครงสร้างองค์การควรมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมกับสภาพเศรษฐกิจที่
แปรเปลี่ยนตลอดเวลา พิจารณาการทำงานที่ต้องอาศัยความต่อเนื่องของเวลา

               3. การจัดบุคคลเข้าทำงาน (Staffing)
               การจัดบุคคลเข้าทำงาน คือ การจัดคนเข้าทำงานเพื่อให้เหมาะสมกับลักษณะงาน
การจัดบุคคลเข้าทำงานประกอบด้วยขั้นตอน ต่อไปนี้
               3.1 การวิเคราะห์งาน คือ การกำหนดงาน รายละเอียดของงานอย่างชัดเจน
เพื่อกำหนดทิศทางในการทำงานของบุคคลให้มีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผล
               3.2 การวางแผนกำลังคน คือ การคาดคะเนจำนวนคนที่หน่วยงานขององค์การต้องการ ระยะเวลาที่ต้องการประเภทและระดับของบุคคลที่ต้องการ
               3.3 การจัดหาบุคคลเข้าทำงาน คือ การแสวงหาบุคคลที่มีความสามารถตามที่
หน่วยงานขององค์การต้องการและการจูงใจให้บุคคลนั้นเข้าทำงานในองค์การ ซึ่งการ
จัดหาบุคคลเข้าทำงานอาจจะได้จากแหล่งภายในหรือแหล่งภายนอกองค์การก็ได้ โดยการ
จัดหาบุคคลจากแหล่งภายในมีข้อดีคือ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการอบรมแนะนำงาน เป็นการ
สร้างขวัญกำลังใจให้พนักงานเดิมได้มีโอกาสก้าวหน้าในตำแหน่งงาน ส่วนข้อดีของการจัด
หาบุคคลจากแหล่งภายนอก คือ ทำให้สรรหาบุคคลได้เหมาะสมกับงาน ได้บุคคลที่มีความรู้
ความสามารถใหม่ ๆ เข้ามาในองค์การและไม่เกิดการขาดแคลนบุคลคลที่เหมาะสมกับตำแหน่ง
งาน
               3.4 การคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน คือ การพิจารณาคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติตรง
ตามตำแหน่งานที่องค์การต้องการ วิธีการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานเพื่อจะให้ได้บุคคลที่มีความรู้
ความสามารถ และเหมาะสมที่ดีที่สุด โดยวิธีการสอบคัดเลือก ซึ่งขั้นตอนในการสอบคัดเลือก
บุคคลเข้าทำงานประกอบด้วย
               1) ประกาศรับสมัครบุคคล โดยระบุคุณสมบัติของผู้สมัคร และระบุตำแหน่งงานที่
ต้องการรับสมัครอย่างชัดเจน
               2) เปิดรับสมัครผู้ที่สนใจ โดยให้ข้อมูลต่าง ๆ แก่ผู้สมัคร รายละเอียดเอกสารต่าง ๆ
ที่ต้องใช้ในการสมัคร และจ่ายใบสมัครให้ผู้สมัครเพื่อนำไปกรอกข้อมูล
               3) ประกาศรายชื่อผู้สมัครที่มีสิทธิสอบคัดเลือก โดยตรวจดูจากใบสมัครและเอกสารที่
ประกอบการสมัครว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่
               4) ดำเนินการสอบคัดเลือก เครื่องมือที่เหมาะสมในการนำไปใช้ในการสอบคัดเลือก
คือ แบบทดสอบ ซึ่งต้องมีลักษณะการใช้ภาษาในแบบทดสอบที่ชัดเจน แบบทดสอบต้องประกอบ
ด้วยคำถามที่ครอบคลุมสิ่งต่าง ๆ ที่องค์การต้องการจากผู้สมัคร
               5) การสอบสัมภาษณ์และการพิจารณา การสอบสัมภาษณ์เป็นแบบทดสอบที่ใช้โดย
การสนทนา สิ่งที่ต้องคำนึงถึง คืออารมณ์และอคติของผู้ทำการสัมภาษณ์ที่มีต่อผู้ถูกสัมภาษณ์
จะต้องเป็นไปด้วยความยุติธรรม ขั้นตอนหลังจากสัมภาษณ์ จะต้องมีการประชุมพิจารณาข้อมูล
ต่าง ๆ จากใบสมัคร ผลการสอบคัดเลือก ผลการสอบสัมภาษณ์ ประวัติการทำงานจากนายจ้างเดิม ความประพฤติจากสถาบันการศึกษา
               6) ประกาศผลการสอบคัดเลือก หลังจากผ่านขั้นตอนการพิจารณาจากคณะกรรมการ
แล้ว องค์การจะประกาศรายชื่อบุคคลที่ผ่านการสอบคัดเลือก
               7) การตรวจร่างกายและประกาศผล เพื่อเป็นการคัดเลือกบุคคลที่สุขภาพแข็งแรง ปราศจากโรคติดต่อเข้าทำงานกับองค์การ
หลังจากผ่านขั้นตอนการตรวจร่างกายองค์การประกาศรายชื่อบุคคลเข้าทำงาน
               8) จัดการปฐมนิเทศและบรรจุบุคคลเข้าทำงาน การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นการแจ้ง
ให้พนักงานได้ทราบกฎระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ขององค์การเป็นการแนะนำสถานที่บริการต่าง ๆ ที่คนงานควรจะได้รับจากองค์การและบรรจุบุคคลเข้าทำงานตามหน่วยงานที่เหมาะสม โดยการทำ
งานขั้นแรกคือการทดลองงานตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดคือ
               9) การติดตามและประเมินผลงาน หลังจากได้บรรจุคนงานให้ปฏิบัติหน้าที่แล้วองค์การ
จะต้องมีหน่วยงานติดตามการทำงานของพนักงาน เพื่อนำมาประเมินผลการทำงานว่ามีความ
เหมาะสมกับหน่วยงานที่บรรจุหรือไม่ เพื่อการนำไปสู่การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงหรือโยกย้ายให้
เหมาะสม

               4. การอำนวยการ (Directing)
               การอำนวยการ หมายถึง การที่ทำให้บุคคลอื่นปฏิบัติงาน เพื่อให้องค์การบรรลุ
วัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้ ดังนั้น ผู้บริหารทุกระดับจึงต้องทำหน้าที่ในการอำนวยการ
ซึ่งประกอบด้วยการจูงใจ การประสานงาน การสื่อสาร และภาวะผู้นำของผู้บริหาร หลักการ
อำนวยการที่ดีคือผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา
สร้างทัศนคติที่ดีในการทำงาน จูงใจให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดขวัญกำลังใจในการปฏิบัติงาน
การมอบหมายงานต้องมีความสมบูรณ์ชัดเจนในคำสั่ง ให้ความสำคัญต่อการสื่อสารภายใน
องค์การ รักษาไว้ซึ่งระเบียบข้อบังคับขององค์การ

               5. การควบคุม (Controlling)
               การควบคุม คือ การพยายามทำให้ผลของการปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนงานที่ได้
กำหนดไว้ ระบบการควบคุมประกอบด้วย
               1. การกำหนดมาตรฐานของผลงานในด้านปริมาณ คุณภาพ การใช้ต้นทุน หรือ
ค่าใช้จ่ายที่เสียไป ระยะเวลาที่ใช้
               2. การสังเกตการปฏิบัติงานและการวัดผล โดยการเก็บข้อมูลการปฏิบัติงานของคนงาน และนำข้อมูลที่ได้รับประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยการประเมินผลควรทำทั้งแบบไม่เป็นทางการ
และแบบเป็นทางการ
               1) การประเมินผลแบบไม่เป็นทางการ คือ การสังเกตการณ์และประเมินผลการปฏิบัติ
ตลอดระยะเวลาของการปฏิบัติงาน
               2) การประเมินผลแบบเป็นทางการ คือ การประเมินผลที่กำหนดระยะเวลาการ
ประเมินผลซึ่งอาจจะกำหนดปีละครั้งปีละ 2 ครั้ง หรือปีละ 3 ครั้ง ตามความเหมาะสมตามสภาพ
ของงานที่จะต้องทำการประเมิน